ניהול זמן נכון ויעיל לרופאים – קביעת תורים בלחיצת כפתור

בעסקים, כמו בחיים, לניהול זמן יש חשיבות עליונה וזמן הוא משאב שבאפשרותנו לנהל ולתכנן ממש כפי שאנו מנהלים משאבים אחרים בחיינו, כגון כסף, עובדים, לקוחות וחומרי גלם. לניהול זמן נכון יש חשיבות מכרעת להצלחה עסקית, להורדת לחץ ולשיפור הפרודוקטיביות האישית והמקצועית, ובוודאי שלניהול נכון של זמן יש השפעה ישירה על שביעות רצון הלקוחות. 

אחת הבעיות העיקריות שבהן נתקלים רופאים כמעט מדי יום ביומו היא חוסר זמן, שמתבטא פעמים רבות בלחץ, בחוסר ארגון, בדחיית מטלות ובעומס כללי המשפיע בסופו של דבר על השירות הניתן למטופלים. בסקר שנערך בשנת 2007 על ידי מכון גיאוקרטוגרפיה טענו 77 אחוז מהרופאים שאין להם די זמן כדי לטפל כראוי בחולים שלהם. אחד הפתרונות שהוצעו לעניין זה היה מעבר לעבודה במערכת מקוונת של ניהול חולים, עבור אוכלוסיה המשתמשת באינטרנט. הדבר, כך נטען, יאפשר לרופאים להקדיש זמן רב יותר לחולים ופחות למילוי טפסים, מידע וביורוקרטיה.
 
ואם בביורוקטיה עסקינן, לפרוצדורת קביעת תורים אצל רופא יש לא מעט השפעה על התנהלות מקצועית בקליניקה, אולם "פקק" במרפאה או "תור של נגמר" הם מצבים שניתן למנוע על ידי ניהול זמן נכון, יעיל ואחראי כלפי המטופלים וזאת בעזרת כלים פשוטים יחסית.

אחד הכלים החדשים העומדים לטובת הענייין הוא שירות ""תור ברשת", שירות לקביעת תורים דרך האינטרנט, שבאמצעותו ניתנת ללקוחות אפשרות לקבוע את התור באופן עצמאי. לוח הזמנים לקביעת תורים נפרש בפני הלקוחות וכל שעליהם לעשות הוא לציין את השעה המתאימה למפגש עם הרופא על פי הזמנים הפנויים שלו. בנוסף, המערכת מתזכרת את הלקוח אוטומטית לפני הבדיקה, ובכך מייתרת את הצורך להתקשר אל המטופל טרם הפגישה.

לתוכנה המיוחדת מספר יתרונות חשובים לרופא: חיסכון בזמן ניהול שיחות וקביעת תורים מול לקוחות; חיסכון כלכלי לקליניקות מסוימות שיכולות מעתה לוותר על העסקת מזכירה שכל תפקידה הוא טיפול בקביעת תורים; ניהול זמן אפקטיבי לרופא וללקוחות, ללא תורים ארוכים, ללא תסכול מיותר של לקוחות עצבניים ומתן תשומת לב מירבית לכל מטופל ומטופל. באופן כזה, המרפאה אינה הופכת לפס ייצור ולרופא מתאפשר מרחב פעולה אידיאלי. לדוגמה, הרופא יכול להגדיר את המועד הראשון שממנו יכולים לקוחות לקבוע תורים (למשל, רק למחרת היום או כשיוצאים לחופשה, מהשבוע שלאחריו), מעתה יומן הרופא מגובה באופן אוטומטי ואין צורך לדאוג למקרה שהמחשב יקרוס.

המערכת פועלת בצורה פשוטה וידידותית למשתמש. בתחילה, נערך הליך רישום קצר שבו מתבקש הרופא לבחור ולהגדיר את סוגי השירותים שהוא מבקש להפעיל וזאת בממשק נוח בדומה ל-outlook. בשלב הבא מקבל הרופא קישור (לינק) שאותו עליו להפיץ בין קהל לקוחותיו במטרה שבעתיד ישתמשו בו לקביעה עצמאית של תורים, מכל מקום ובכל זמן. פרסום הלינק יכול להיעשות במרפאה עצמה, דרך הדואר אלקטרוני וכרטיס הביקור של הרופאים. לצורך העניין, אין צורך באתר אינטרנט אישי, ואם יש כזה, להוסיף בו קישור לקביעת תורים.

מרגע זה יכולים הלקוחות להיכנס לקישור, לבדוק את שעות ההגעה למרפאה, להזין את פרטיהם האישיים ולבחור את השעה והיום המתאימים להם על פי לוח הזמנים הפנוי. המערכת הידידותית תשלח ללקוח בו ברגע אישור על מועד התור ופרטיו ואף קישור לביטול התור במידת הצורך. בנוסף, הלקוח יקבל תזכורת לתור בהודעת דואר יומיים טרם המועד ויוכל, בהתאם להגדרות, אף לקבל הודעת SMS יום לפני הפגישה. בשבתות ובחגים תזכורות נשלחות לפני השבת ו/או החג. ואגב, לקוחות שעדיים מעדיפים את השיטה המסורתית לקביעת תורים בטלפון יוכלו ליהנות אף הם משירות התזכורות של האתר.

למודאגים מסרבולים טכניים, כדאי לדעת כי התוכנה מאפשרת גישה מאובטחת ליומן מכל מחשב המחובר לאינטרנט, כולל מטלפונים סלולריים עם חיבור לאינטרנט. לרופא ניתנת שליטה מלאה על הלו"ז, כאשר דרך האתר המאובטח ניתן לראות את לוח הזמנים, לקבוע, לשנות ולבטל תורים, והמערכת תדאג בהמשך ליידע את הלקוחות במייל על כל פעולה, שינוי או ביטול תור, שביצע הרופא. אין צורך בהתקנות מיוחדות על המחשב הרופא או מחשבי הלקוחות והמערכת עובד מכל דפדפן סטנדרטי. השירות הוא ללא התחייבות וניתן לבטלו ללא קנס יציאה. חודש ראשון חינם.

מחיר לשירות חודשי בסיסי: 190 שקל, כולל מע"מ.
20 א"ג לשירות משלוח SMS. 
לפרטים נוספים והצטרפות: www.torbareshet.co.il